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Procès-verbal de l’AG 2008

lundi 19 janvier 2009, par Fils de Lugh

Rapport de l’assemblée générale tenue le 7 novembre 2008 à Paris. Bilan de l’année 2008 et projets pour 2009.

Membres présents : Fils de Lugh ; Goethe ; Bene ; Katsugi ; Fred ; Sanjuro ; Darkbaron ; DarkLoïc ; Jyp ; Sigfrid.

Membres présent par Webcam : Arnok ; Backick ; FX ; Bayushi Natsuko.

Membre excusés ayant donné procuration : Pitche ; Ubik ; Paul Moud’ubid ; Karkared ; Togashi Yokami ; Tibas ; Enaméril ; tous ont donné procuration à Fils de Lugh.

Absent excusé : Kakita Inigin.

(identités réelles présentes dans la version officielle du PV)

I. Assemblée générale extraordinaire :

Le quorum est déclaré atteint. Fils de Lugh est désigné secrétaire de séance.
- Point unique : Réforme des statuts de l’association.
Après relecture ; les nouveaux statuts sont approuvés à l’unanimité des membres présents.

II. Assemblée générale

1/ Règlement intérieur de l’association.

Après relecture et modifications de quelques points, le texte est adopté à l’unanimité.

2/ Renouvellement du nom de Domaine

On parle de ce point dans le bilan Financier.

3/ Nouvelle adresse sociale de l’association

Il est proposé que la nouvelle adresse de l’association Elfe noir soit Chez Christophe Gasser (Sanjuro)
Cette proposition est adoptée à l’unanimité.

4/ Bilan financier :

- Le trésorier de l’association (LT-P) a démissionné de ses fonctions en cours de mandat ; après une vacance, Goethe a repris le poste en intérim le 28 septembre dernier.

- De nombreux relevés de compte sont manquants. L’édition d’un duplicata général est possible, mais facturé 12 € par la banque.

- Les frais de gestion et l’accès au suivi internet du compte ont bien été de 2 euros par mois, soit 24 euros par an. Par contre des frais d’incidents doivent être régularisés au plus vite (39,30 € NPAI + Agios)

- Le bilan financier 2007 indiquait que des membres ont cotisé pour plusieurs années : quelqu’un a-t-il cette liste ?

A/ Bilan financier 2008 :

- Solde à la fin de l’exercice 2008 (au 07/11/2008) = 602,77 euros
Les relevés manquants empêchent d’établir un état précis des crédits et débits.
Toutefois, l’hébergement 2008 a bien été payé (179,40 €), jusqu’au 29/11/08.

B/ Budget prévisionnel 2009 :

- Entrées : on peut estimer que nous aurons à peu près le même nombre de cotisants qu’en 2008. Mais en 2007 et 2008, certains auraient déjà payé leur cotisation pour 2009 (à préciser qui, et pour combien)

- Dépenses obligatoires en 2009 :
Hébergement Absolight 2009 = 179,40 euros (payé 12/11/08 par virement bancaire)

Frais de gestion du compte 2009 = 24,00 euros

Parution au Journal Officiel pour modifier les Statuts et enregistrer une nouvelle adresse sociale = 28,12 euros (56,24 euros si pas simultanées

Renouvellement du nom de domaine (sden.org chez Gandi) = 14,35 euros (1 an) / 28,70 euros (2 a) / 38,75 euros (3 a)/ 50,59 euros (4 a) / 64,58 euros (5 a) prix TTC avantle02 décembre 2009) (payé par Bene pour cette année ? à vérifier avec lui)

Soient 324,22 € maximum (sachant que le solde est de 602,77 €)

Si Solution Infomaniak en 2009 : SOLUTION A PASSER EN TEST SUR 2008-2009
Hébergement Absolight 2009 = 179,40 euros
Forfait Infomaniak 2009 = 120 euros
Frais de gestion du compte 2009 = 24,00 euros
Parution au Journal Officiel pour modifier = 28,12 euros (56,24 euros si pas simultanées)
Les Statuts et enregistrer une nouvelle adresse sociale
Renouvellement du nom de domaine = 14,35 euros (1 an) / 28,70 euros (2 a) / 38,75 euros (3 a)
(sden.org chez Gandi / 50,59 euros (4 a) / 64,58 euros (5 a) prix TTC
Avant le 02 décembre 2009)
Soient 444,2 € maximum (sachant que le solde est de 602,77 €) puis 144,00 € tous les ans mini

- Concernant la question de la limitation du nombre de mouvements liés au compte : après vérification, notre conseillère nous a confirmé par mail que notre compte ne fait pas partie de la typologie concernée par cette limitation.

- Le renouvellement du nom de domaine est possible chez Gandi même si on ne dispose plus des codes d’accès et que le mail associé n’est plus valide : une procédure de récupération existe.

- Un module de paiement Paypal a été mis en place en octobre 2008 en complément des solutions chèque et virement pour le paiement des cotisations et des dons. Il fonctionne, mais dans le cadre de la lutte « track-fi », il n’est pas encore possible de basculer la cagnotte vers le compte bancaire (d’où nécessité du justif de domicile).

Points à voter en AG relatif à la trésorerie :

1. Passage de la cotisation annuelle de 15 € à 10 € : O / N (Pour : 18 ; Abstention : 2)

2. Demande de duplicata du relevé bancaire ? O / N (Unanimité – 1)

3. Durée de renouvellement du nom de domaine : 1 / 3 / 5 ans à définir ultérieurement par le CA

4. Pouvoir au trésorier pour changer d’Agence Bancaire ? O / N pouvoir pour engager démarche de renseignements sur conditions de modification (Unanimité)

5. Adoption de l’Annexe 1 du Règlement Intérieur : check list du tres’ : O / N (Unanimité)

5/ Discussions sur le serveur :
Le constat est le suivant : le serveur actuel du sden arrive en « fin de vie », il faut donc trouver une solution rapidement.

Plusieurs solutions se dégagent, elles ont été étudiés par « Pierre » qui nous a fait un dossier comparatif des solutions d’hébergement du sden (dossier joint au CR). Après discussion, il a été décidé de retenir deux solutions qui seront testées rapidement. La décision sera prise en CA

- Solution 1 : Achat d’un nouveau serveur.
Pour cela, il faut que les informaticiens de l’équipe nous fassent un bilan des besoins du site et de ce que cela va nous coûter. (Fait depuis le 14/11/2008). A la suite de cette recherche, un appel au don sera lancé sur le site afin de voir si la solution est envisageable.

- Solution 2 : Hébergement clef en main.
Katsugi nous a proposé de voir s’il était possible de faire tourner le site chez Infomaniak, un hébergeur qu’il utilise pour d’autres projets. Si c’est possible, nous pourrons envisager cette solution. (Les tests sont en cours)
Une fois les deux solutions testées, un vote sera effectué en CA.
Le principe est adopté à l’unanimité des membres présents.

6/ Discussion sur le sden v2.
Il s’agit du projet pour le nouveau design du site. C’est une idée de Backick qui nous en fait la présentation en compagnie de Sigfrid et Fils de Lugh.

Le but : Faire du SDEN une plateforme de publication pour le jeu de rôle

Le constat : La partie rubrique du SDEN est « lourde » à entretenir :
– Création du décorum
– Mise en place des mots-clés
– Suivi des rubriques et des chefs de rub’
– Temps très important pour la mise en ligne d’une nouvelle rubrique (d’où la demande que la rubrique soit un minimum achalandé avant sa mise en ligne)
– Mise à jour des squelettes lourde à gérer lors des mises à jour de SPIP
– Le SDEN manque de techniciens à même de réaliser le suivi

Ces deux paramètres conduisent à un besoin d’efficacité.

Les solutions proposées :
• Changement d’esprit : passer d’un design par rubriques à un design global
• Le temps ainsi gagné permet de se concentrer sur des améliorations pour le site :
– Design léché
– Mise en place d’un système de notation
– Mise en place d’espaces rédactionnels : espace sur la home réservé aux rédacteurs en chef, espace blog des rédacteurs en chef, concentration des efforts sur le suivi
– Et pourquoi pas ? Des pages pour les clubs, des pages évènements etc.…

Ce que ça implique :
• Mise en place d’un design unique pour toutes les rub’ (modulo d’une couleur et d’une image de la bannière si on peut)
• Rigidité dans l’organisation : chaque rubrique aura 7 sous-rubriques :
– Présentation/Accueil
– Suppléments
– Inspirations
– Aides de jeu
– Scénarios/Campagnes
– Liens
– Forum (géré par phpBB)
• Les univers et versions du JdR sont gérés par mot-clé
• Les chefs de rubrique disparaissent, ils sont remplacés par un pool (les rédacteurs en chef), certaines rubriques garderont des chefs de rubrique sur demande. Les rédac’ chefs gardent la primauté sur la validation du contenu.
La nouvelle version :
• Efficace : la gestion du site se fait en grande partie via l’interface privée de SPIP (limitant le recours aux techniciens)
• Ergonomique (grâce au design unique et à l’AJAX)
• Modulables et adaptables (les techniciens ne travaillent plus pour une « rub’ » mais pour le SDEN)
• Un suivi éditorial meilleur (mise en place d’outils qui évitent le télescopage des brèves de rubs’)
• Un site plus fun pour les rédac’ chefs grâce à plus d’espace d’expression (brève générale, blog)
• Un site plus réactif grâce au pool de rédac’ chef
• Mise en avant des auteurs (via les classements et les notations)
• Pousser vers l’excellence (mise en place des notations)

Discussions et débats :
De nombreuses et longues discussions interviennent sur le sujet. En effet, pour passer sous cette version, il faut profiter de la nouvelle version du logiciel SPIP et donc convertir toutes les rubriques actuelles en SPIP. Or, certaines rubriques sont en Html et leur entretien convient très bien à leur chef de rubrique actuel.

Fred intervient, il a des réticences sur le projet car il aime bien le principe d’une rubrique active pour plusieurs raisons :
- Le design
- L’architecture
- L’indépendance rédactionnelle.
Concernant le design, Bayushi Natsuko nous parle d’un autre site qui fonctionne sous SPIP et qui ne perd rien en termes de design par rapport à l’Html.
Concernant la politique éditorial, il est fait remarquer que très peu de rubriques actuelles sont vraiment « actives ». Avec un pool de rédac’ chef, on peut être plus réactif. Un cahier des charges va être rédigé pour détailler le fonctionnement de cette équipe (en cours de rédaction)

Concernant les chefs de rubrique, ils sont importants dans la politique de recrutement au niveau du site. Il faut comprendre qu’au sein du pool rédactionnel, c’est la confiance qui est de mise. Ceux qui connaissent un jeu s’occuperont de la rubrique de ce jeu comme c’était le cas avant. La seule différence, c’est que le site sera plus harmonieux et deviendra le site d’une communauté et non une communauté de sites.
Finalement le projet est approuvé à l’unanimité – 1 voix.

7/ Projets remis à un prochain CA :
- Partenariats du sden avec d’autres Association.
- Kifekoi du sden.

8/ Election au CA :

Candidats : Arnok ; Backick ; Darkbaron ; Enaméril ; Fils de Lugh ; Fred ; FX ; Goethe ; Kakita Inigin ; Katsugi ; Sanjuro ; Tibas.

Elus au CA : Arnok ; Backick ; Darkbaron ; Enaméril ; Fils de Lugh ; Fred ; FX ; Goethe ; Kakita Inigin ; Katsugi ; Sanjuro.

9/ Election du Bureau.
Candidats : Fils de Lugh (président) ; Goethe (Trésorier) ; Darkbaron (Secrétaire). Bureau élu à l’unanimité.



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